Définition de la période de rétention
Qu'est-ce que la limite de rétention ?
La limite de rétention est le nombre de jours pendant lesquels les emails seront conservés par Cryoserver. La date de l'email est utilisée, et non pas la date à laquelle l'email a été traité dans Cryoserver, pour décider s'il doit être conservé dans l'archive ou non. Les courriels plus anciens que la période de rétention seront définitivement supprimés par une tâche quotidienne de nettoyage (qui s'exécute à minuit). Le réglage de la limite de rétention nécessite une assistance : vous devez fournir une preuve, par exemple une lettre signée, qu'une période de rétention spécifique doit être appliquée. Par défaut, Cryoserver ne supprime aucune donnée.
Au lieu d'une limite de rétention, ou en conjonction avec elle, il est maintenant possible de définir des LIMITES DE DATE DE RECHERCHE. Ceci limitera la date la plus ancienne que certaines classes d'utilisateurs ou comptes d'utilisateurs locaux peuvent définir pour toute recherche. Cela permet aux administrateurs de conserver des données plus longtemps que ce dont votre entreprise a besoin ou que ce dont les utilisateurs sont conscients.
Pour que la rétention soit pleinement réussie, les paramètres NTP doivent être configurés. Cela garantit que l'horloge de Cryoserver est correcte et qu'un utilisateur malveillant ne peut pas avancer l'horloge de Cryoserver afin de forcer un processus de suppression d'un grand nombre d'emails. Si le système détecte une dérive de l'horloge du serveur local par rapport à un service NTP distant, des alertes seront émises. Pour modifier la date de conservation, les administrateurs auront besoin d'un code qui leur sera fourni par un ingénieur support de Cryoserver. Encore une fois, il s'agit d'empêcher le réglage occasionnel de la période de rétention qui pourrait entraîner la suppression d'un grand nombre de courriels.
Modifier vos paramètres de rétention
Naviguez vers Adv Configuration > Retention Limit.
Cliquez sur le lien Modifier la période de rétention.
Saisissez la période de rétention souhaitée et cliquez sur le bouton Submit.
Notifiez et attendez l'approbation des gardiens de données de votre archive.
Approbation du gardien des données
Lorsque vous ou vos collègues soumettez une demande de modification du délai de conservation dans vos archives, vous devez obtenir l'approbation des gardiens de données désignés de vos archives.  ;
En fonction de la configuration de votre archive, le processus par défaut exigera l'approbation de deux gardiens de données pour la demande de modification de la durée de conservation. Cette approche vise à renforcer la sécurité des données de votre archive et à minimiser les modifications susceptibles d'affecter l'intégrité des données.
Accorder l'approbation  ;
Nécessite un compte Data Guardian  ;
Pour autoriser une demande de modification de la conservation, suivez les étapes décrites ci-dessous :
Connectez-vous à votre Archive.
Cliquez sur l'icône de votre profil située dans le coin supérieur droit de l'écran.
Dans le menu, sélectionnez "Changer d'utilisateur".
Sélectionnez l'utilisateur intitulé "Data Guardian".
Une fois sur l'écran Data Guardian, dans la barre de navigation, cliquez sur "Requests".
Identifiez la demande spécifique que vous souhaitez gérer.
Choisissez d'"approuver" ou de "refuser" la demande.
Il convient de noter que, comme indiqué précédemment, la plupart des systèmes nécessitent l'approbation de deux gardiens des données pour traiter une demande de conservation. Si une demande nécessite encore l'approbation d'un autre gardien de données, son état passera à "Partiellement approuvé", indiquant la nécessité d'obtenir l'approbation d'un autre gardien de données.